Todos concordam que a função principal de um consultório médico é o cuidado de seus pacientes, no entanto, a fim de permanecer na prática e florescer, o escritório tem que cobrar o pagamento por serviços prestados. Codificação, faturamento e cobranças são uma parte vital dos deveres da equipe do consultório médico, e treinamento e diretrizes adequados são vitais para a conclusão bem-sucedida desses deveres.
O departamento de cobrança trabalha de perto com o pessoal de codificação em um consultório médico. Em alguns casos, a mesma pessoa realiza as funções de codificação, faturamento e cobrança, mas essas são três posições distintas. Enquanto alguns dos aspectos de cada trabalho se cruzam com os outros, eles também têm responsabilidades muito específicas.
Codificação realmente facilita o processo de faturamento, trazendo uniformidade aos procedimentos através de códigos reconhecíveis. Usando códigos de diagnóstico padrão e códigos de procedimentos reconhecidos pelas companhias de seguro, todas as práticas médicas e agências relacionadas a cuidados relevantes, o codificador médico irá garantir que as companhias de seguros ou “pagador comercial” ou os Centros de Medicare e Medicaid (CMS) reconheçam o item faturado e como o diagnóstico garante esse procedimento , teste ou tratamento.
O processo de faturamento começa na entrada do paciente. É importante obter todas as informações de seguro antes que o paciente seja visto, se possível, para que todas as partes entendam o que cada consulta e procedimento custará ao paciente fora do bolso.
Quanto menos surpresas seus pacientes tiverem em relação ao pagamento por serviços prestados, mais felizes todos estarão. Quando o paciente chega e apresenta as informações do seguro, é vital que as informações fornecidas sejam verificadas com a companhia de seguros como ativa, os benefícios permitidos e que o fornecedor esteja atualmente contratado com aquele pagador específico.
Os sites têm informações incorretas, os contratos perdem e os benefícios mudam, portanto, verificar os dados é muito importante.
Para economizar tempo, receita e agravamento, cada procedimento fora do escopo normal de uma visita ao escritório deve ser pré-autorizado com bastante antecedência ou dentro dos limites de tempo do plano de seguro específico. Quaisquer pagamentos devidos pelo paciente devem ser discutidos e coletados antes do procedimento, teste, terapia ou tratamento. Copays sempre devem ser pagos antes de um paciente ser visto pelo médico, a fim de evitar problemas posteriormente.
As cobranças de valores vencidos são a forma menos eficaz de reembolso. Quanto mais tempo uma fatura estiver vencida, menor a probabilidade de ser coletada e mais dinheiro será cobrado pelo escritório no tempo e nas horas da folha de pagamento. Este é o melhor motivo para ter uma equipe eficaz de codificação e faturamento em seu consultório médico.
Um pedido negado por um pagador comercial é um motivo provável para uma conta não ser paga a tempo. Quando tanto o paciente quanto o pessoal já fizeram sua devida diligência, isso é menos provável, mas acontece. Um apelo da equipe com quaisquer esclarecimentos ou explicações pode ser necessário. Um apelo do paciente é outra solução possível, mas o paciente deve estar ciente da possibilidade de ser responsável por qualquer saldo pendente.
Embora um contrato de pagamento seja muitas vezes uma das primeiras ordens de negócios ao preencher a papelada de admissão do paciente, a probabilidade é que o paciente não tenha lido o documento cuidadosamente. Às vezes, o paciente não se sentia bem na época e não prestava atenção ao documento, ou simplesmente esperava que a maioria ou todas as contas fossem pagas pelas companhias de seguro. Discutir a responsabilidade financeira antes que haja um problema é o curso de ação mais eficaz para evitar quaisquer encontros desconfortáveis e possivelmente emocionais.
Codificação, faturamento e cobranças são importantes para um centro médico próspero, independentemente do tamanho ou da especialidade.
O treinamento adequado, a educação continuada e a instrução das mudanças atuais nas leis, códigos ou práticas de seguro são imperativos. Os materiais e equipamentos de referência atualizados permitem que esses funcionários tenham um impacto positivo tanto nos pacientes quanto no consultório médico.