Processo, custo e direitos dos pacientes
Revendo seus registros médicos é seu direito, e é uma coisa sábia para fazer toda vez que você visitar um médico. A menos que você esteja em um sistema de saúde que lhe dê acesso ao seu prontuário eletrônico, você terá que fazer um pedido de cópias de seu prontuário médico.
De acordo com a lei federal, você tem o direito de obter cópias da maioria de seus registros médicos, sejam eles cópias em papel ou registros eletrônicos de saúde .
Anotações de médicos, resultados de exames médicos , relatórios de laboratório e informações de faturamento devem ser fornecidas a você, se você perguntar corretamente.
A lei federal que aborda o acesso aos nossos registros médicos é chamada de HIPAA (pronuncia-se HIP-a), a Health Insurance Portability and Accountability Act. Essas regras tratam principalmente de questões de privacidade, mas são tão extensas que muitos provedores de assistência médica ainda estão confusos sobre como aplicá-las. Essa confusão às vezes dificulta a obtenção de seus registros, mesmo quando você tem direito a eles.
Quem pode solicitar seus registros médicos
Se você quiser obter cópias de seus registros médicos, então:
- Você deve ser o paciente ou o pai ou responsável do paciente cujos registros estão sendo solicitados.
- Se você não é o paciente, pai ou responsável, então você deve obter permissão por escrito do paciente, às vezes usando o formulário que o provedor lhe dá. Cuidadores ou advogados podem acessar registros se o paciente tiver fornecido permissão por escrito ao provedor.
- O Departamento de Saúde e Serviços Humanos dos EUA fornece informações básicas para entender quem pode ou não ter acesso aos registros de um paciente.
Muitos pacientes acreditam que eles ou seus designados são as únicas pessoas que podem obter cópias de seus registros. Na verdade, existem muitos outros que podem obter acesso aos seus registros médicos sem a sua permissão.
Quais fornecedores de serviços de saúde têm seus registros médicos?
Provedores, incluindo médicos, hospitais, laboratórios e outros médicos são obrigados a manter a maioria dos registros médicos de adultos por seis anos ou mais, embora isso varie de acordo com o estado onde os registros são armazenados. Na maioria dos estados, os registros das crianças devem ser mantidos por três a 10 anos, além dos 18 ou 21 anos. Se você procurar registros antigos, entre em contato com o provedor para ver se eles estão disponíveis.
- Os provedores são obrigados a compartilhar notas ou registros criados por eles mesmos ou quaisquer resultados de teste para os quais tenham cópias. Eles também são obrigados a compartilhar qualquer informação fornecida a você sobre você por outro médico se essa informação foi usada para o diagnóstico e / ou tratamento que está sendo discutido com você.
- Os registros do teste de laboratório de diagnóstico para exames como exames de sangue, tomografia computadorizada, raios-x, mamografias ou outros devem ser solicitados ao médico que os solicitou ou ao seu médico de atenção primária. No entanto, a partir de 2014, você pode solicitar esses resultados diretamente do laboratório.
- Se você procurar registros hospitalares ou registros de qualquer outro centro médico, você deverá solicitá-los diretamente a partir dessa instalação.
Registros que os provedores não precisam compartilhar com você
Esteja ciente de que pode ser negado o acesso a alguns registros, geralmente relacionados a registros de saúde mental.
Se um provedor acredita que deixar você consultar seus registros médicos pode colocar em risco sua saúde física, sua solicitação pode ser recusada. Eles não podem negar o seu acesso apenas porque acham que você ficará chateado, a menos que eles acreditem que o transtorno o levará a uma tentativa de prejudicar a si mesmo fisicamente. Se você for recusado, o provedor deve deixar isso claro por escrito.
Esses tipos de registros e circunstâncias incluem:
- Notas de psicoterapia
- Informações compiladas para uso em uma ação judicial
- Registros que não estão em um conjunto de registros designado
- Registros que podem pôr em risco a vida e a segurança
- Se o registro inclui a menção de outra pessoa e seu acesso ao registro pode causar danos a essa pessoa
- Se o registro tiver informações de uma fonte prometida confidencialidade e sua solicitação revelar essa fonte
- Se você estiver na prisão e solicitar seus registros da instituição correcional e liberar o registro pode ter um impacto negativo na segurança, saúde, custódia ou reabilitação de si mesmo, outros internos ou funcionários correcionais
- Se as informações que você está solicitando fizerem parte de um projeto de pesquisa e você consentir que os registros não serão divulgados enquanto o projeto ainda estiver em andamento, talvez você não consiga obter esse registro até que o projeto seja concluído.
Quanto custa para obter seus registros?
Você pode ter que pagar pelas cópias dos registros médicos que você deseja entregar em papel, fax ou mídia eletrônica. O preço irá variar devido a vários fatores . Mas você só tem que pagar uma taxa razoável para fornecer o registro. Você ainda pode receber seu registro se não tiver pago pelos serviços médicos fornecidos.
Como solicitar seus registros médicos
A maioria das práticas e instalações pede que você preencha um formulário para solicitar seus registros. Ligue para o escritório do provedor e solicite uma cópia do formulário. Eles devem ser capazes de entregá-lo a você por fax, e-mail ou correio postal, ou você pode buscá-lo no consultório do médico.
Se o consultório do médico não tiver um formulário específico, você poderá escrever uma carta para fazer sua solicitação. Inclua esta informação:
- Seu nome, incluindo seu nome de solteira (se aplicável)
- Número da Segurança Social
- Data de nascimento
- Endereço e número de telefone
- Endereço de e-mail
- Registro (s) sendo solicitado (s)
- Data (s) de serviço (meses e anos sob os cuidados do médico)
- Assinatura
- Opção de entrega (retirada, fax, email, etc.)
E se o seu médico já não estiver em prática?
Os médicos não ficam na prática para sempre. Assim como o resto de nós, eles mudam de emprego, se aposentam, se mudam ou até morrem. As etapas a seguir para obter seus registros médicos dependem do que aconteceu com a prática e os registros do seu médico depois que eles saíram.
Pratique Ainda em Operação: Se o seu médico tiver saído, mas a prática ainda estiver em funcionamento, seus registros devem estar disponíveis através da prática. Siga o mesmo protocolo para solicitar seus registros médicos como se o médico ainda estivesse trabalhando nessa prática.
Se a prática foi vendida : Se a prática do seu médico foi combinada ou comprada por outra clínica, a nova entidade clínica ainda terá seus registros. Isso se aplica mesmo que seu médico não esteja mais presente ou que um grupo de médicos tenha comprado a prática. Siga o mesmo protocolo para obter seus registros médicos como se o médico ainda estivesse trabalhando lá.
Se a prática está fora do negócio: Se a prática do seu médico fechar e não estiver mais no negócio, você tem três recursos possíveis:
- Primeiro, entre em contato com a sociedade médica local . Você pode procurar o número de telefone on-line ou na lista telefônica. Você também pode encontrar as informações de contato necessárias por meio da sociedade médica do estado. Alguém na sociedade médica deve ser capaz de lhe dizer o que aconteceu com a prática do seu médico. É possível que eles possam descobrir onde os registros do médico estão sendo alojados. Eles também podem lhe dizer como obter cópias de registros médicos se o procedimento variar da prática padrão.
- Se a sua sociedade médica local não tiver as informações necessárias, entre em contato com a associação da sociedade médica do estado . Novamente, uma pesquisa pela associação do seu estado deve fornecer resultados.
- Finalmente, se nenhuma dessas possibilidades funcionar, entre em contato com os hospitais da sua região. Os médicos devem passar por um processo formal para obter privilégios para tratar pacientes em um hospital, e muitos médicos o fazem em algum momento de suas carreiras. Você pode entrar em contato com um departamento, como cirurgia, medicina interna ou recursos humanos. Eles podem saber onde os registros de seus pacientes tratados pelo médico estão sendo mantidos ou direcioná-lo ao departamento apropriado.
Lembre-se de que, quando seus registros tiverem sido alojados em outro lugar, será difícil recuperá-los, a menos que estejam entre a minoria de registros que já foram transferidos para um registro de saúde eletrônico. Por esse motivo, você provavelmente será cobrado pelas cópias desejadas.
O que acontece depois
Depois de ter feito o pedido, você pode ter que esperar um pouco antes de obter os registros. As leis estaduais regulam a rapidez com que esses registros devem ser fornecidos a um paciente. Em alguns estados, você terá acesso para revisá-los no consultório imediatamente, mas poderá ter que esperar entre 10 a 60 dias para obter suas próprias cópias. Outros estados exigem acesso em 30 dias. Esses prazos podem às vezes ser estendidos se as circunstâncias o justificarem.
E se você for negado o acesso aos seus registros?
Existem protocolos e sistemas de reclamações a serem seguidos se você tiver acesso negado ou cópias de seus registros médicos. Tome essas medidas se achar que a sua negação não é apropriada.
Se você encontrar algo errado com seus registros médicos
Depois de obter cópias dos seus registros, revise-as com atenção . Se você encontrar erros, você deve corrigi-los imediatamente para ter certeza de que eles não podem afetar nenhum diagnóstico ou tratamento futuro que você possa receber. Você tem o direito, sob o HIPAA, de solicitar que seus registros médicos ou de cobrança sejam corrigidos para corrigir informações imprecisas ou incompletas. Provedores geralmente concordam em corrigir imprecisões factuais. Mas se é uma diferença de opinião, seu provedor não é obrigado a alterar o registro. Se o seu pedido de emenda não for concedido, o HIPAA permite que você adicione uma declaração de desacordo ao seu registro.
Uma palavra de
Saber o que está em seu prontuário faz parte de assumir um papel ativo em seus cuidados de saúde. Se você tiver acesso eletrônico ao seu prontuário médico, revise-o após cada consulta, visita de cuidados ou tratamento. Além de fornecer informações sobre sua saúde, é uma chance de esclarecer erros ou discutir qualquer coisa que não esteja clara com seu médico.
> Fontes:
> Programa CLIA e Regra de Privacidade HIPAA; Acesso dos Pacientes aos Relatórios de Teste, Regra Final, Federal Register Vol. 79, nº 25, 6 de fevereiro de 2014.
> Seus registros médicos. Departamento de Saúde e Serviços Humanos dos EUA. https://www.hhs.gov/hipaa/for-individuals/medical-records/index.html