5 Fundamentos para Acompanhamento Eficiente

Coleções efetivas acompanham os resultados na rápida resolução de suas reclamações no consultório médico. O acompanhamento das reivindicações deve começar de 7 a 10 dias após o envio da reivindicação. Esforços imediatos para obter indenizações pagas não apenas reduzirão seus dias de contas a receber, mas também aumentarão o fluxo de caixa.

O pessoal adequado com o treinamento apropriado de coleta fornecerá o resultado desejado em sua fase de coleta do ciclo de receita. A equipe do consultório médico deve estar ciente das etapas fundamentais necessárias para o acompanhamento eficiente dos pedidos de seguro.

1 -

Contato inicial

Seja bem preparado. Depois de finalmente obter um representante de seguros no telefone, você quer ter todas as informações que você possivelmente precisará à sua disposição. Pesquise cuidadosamente a conta para fazer as perguntas adequadas. Ter a identificação fiscal e o NPI da instalação, além do nome do segurado, data de nascimento, número da apólice, data do serviço, etc.

Certifique-se de obter as informações dos representantes de seguros. O nome, número do ramal (algumas empresas usam um número de ID do funcionário) e, antes de desligar, certifique-se de obter um número de referência de chamada.

Tente obter essas informações no início da conversa, para o caso de você estar "acidentalmente" desconectado. Isso permitirá que você forneça feedback para a seguradora quando você ligar de volta e para sua própria documentação.

2 -

Faça muitas perguntas

Seu objetivo é descobrir quando você deve receber o pagamento. Se já se passaram mais de 30 dias da data de faturamento e você ainda não recebeu uma resposta, o representante do seguro precisa explicar o motivo do atraso no pagamento. Certifique-se de fazer perguntas suficientes sobre as questões certas.

• Qual é o status da reivindicação?
• Quando a reivindicação está agendada para pagamento?
• Onde no processo de pagamento é a reivindicação?
• Qual é o valor do pagamento?
• Qual é o número do cheque?
• Por que a reivindicação demora tanto para ser processada?
• Por que a reivindicação está pendente ou está sob revisão?
• Onde preciso enviar registros médicos?
• Com quem posso falar para receber esta reivindicação mais rapidamente?
• Por que a reivindicação não está sendo paga de acordo com o contrato?

3 -

Seja assertivo

Não tenha medo de desafiar os representantes de seguros. A maioria das companhias de seguros usa táticas de stall para atrasar o pagamento. Se você está discutindo uma reclamação com um representante de seguro, não deixe que eles saiam com informações falsas. Se eles se recusarem a lhe dar uma razão válida a respeito de por que sua reivindicação está sendo suspensa, peça para falar com alguém de autoridade, como um supervisor.

Enquanto você tem o representante do seguro discutindo a reclamação, descubra se pode haver qualquer outro item faltante ou inválido que possa atrasar a reclamação do pagamento imediato. Se você desenvolver um bom relacionamento com pelo menos um representante de seguro para cada operadora, poderá convencê-los a fornecer mais detalhes sobre a reivindicação do que o habitual.

4 -

Tome uma ação apropriada

Agora que você descobriu o status da sua reivindicação, você pode tomar as medidas adequadas para acelerar o processo de pagamento. Qualquer ação que você tome depende de qual das táticas comuns a companhia de seguros usou para atrasar o pagamento.

Gerente / Supervisores: verifique se há uma política em vigor para que seus funcionários saibam como resolver rapidamente qualquer um dos itens a seguir:

• Nenhuma reivindicação no arquivo
• Registros médicos necessários para uma revisão mais aprofundada
• Precisa de informações sobre o COB do seguro primário
• Informações necessárias do membro / assinante
• Autorização prévia não em arquivo
• Encaminhamento não está no arquivo
• Informações sobre reivindicação em falta ou inválidas
• Precisa de informações pré-existentes do médico de atenção primária
• Nenhuma necessidade médica
• Detalhes do acidente necessários

5 -

Envolva o paciente

Este deve ser um último recurso, mas pode ser necessário.

Existem algumas maneiras de lidar com essa etapa.

1. Envie uma fatura ao paciente . Os pacientes geralmente respondem especialmente se esperam pagar pouco ou nada pela visita. Eles ligam para você ou para a companhia de seguros. Qualquer um é bom.
2. Entre em contato com o paciente por telefone. Use essa ligação para obter ajuda do paciente para receber a solicitação. Coloque o paciente do seu lado. Eles não querem ser responsáveis ​​pela conta, é para isso que pagam os prêmios de seguro.
3. Inicie uma chamada em conferência . Se conseguir chamar o paciente pelo telefone, tente marcar uma chamada em conferência para que você possa testemunhar o que é discutido entre o paciente e a seguradora.