Como ser claro e conciso
Com planejamento e cuidado, o gerente do consultório médico pode aumentar a eficiência e a eficácia por meio de técnicas e práticas de comunicação bem-sucedidas. A comunicação é uma das ferramentas mais importantes em qualquer relacionamento, seja pessoal ou profissional. No consultório médico, a comunicação clara entre a equipe é essencial para garantir a qualidade do atendimento dos pacientes.
Comunicação é bidirecional
Para que a comunicação seja concluída, deve haver ideias ou informações a serem compartilhadas, alguém para fornecer a informação ou ideia e alguém que receberá as informações.
A comunicação é melhor quando é recíproca, o que significa que idéias e informações são compartilhadas entre as duas pessoas, com cada uma dando e recebendo da troca. Quando a comunicação é unilateral, a possibilidade de falha de comunicação ou incompreensão é alta, e isso leva a expectativas não atendidas e resultados ruins.
Em um relacionamento, muitas vezes voltamos e pedimos desculpas por qualquer mal-entendido e tentamos novamente. Mas em um consultório médico, a falta de comunicação pode custar tanto física quanto financeiramente. Estudos entre os líderes mais eficazes mostram que a comunicação é a habilidade mais importante que um gerente ou líder pode possuir e usar.
Comunicação eficaz no ambiente do consultório médico
Para comunicar de forma mais eficaz, informações claras e concisas são cruciais.
Seja em uma comunicação por escrito, por meio de um email de escritório , interação individual ou em grupo, é importante se ater ao tópico em questão e não se desviar do assunto. Usar as cinco abordagens W e H do jornalismo ajudará a manter o foco na questão:
- Quem: Quem precisa da informação sendo compartilhada? Quem esta informação afetará? Quem é ou será responsável?
- O que: Quais passos precisam ser dados? Qual resultado é desejado? Quais recursos são necessários para concluir o processo ou projeto? Quais são as circunstâncias que afetam diretamente este assunto?
- Por que: Por que isso é importante? Por que a pessoa que recebe esta informação está incluída?
- Onde: Onde ocorrerá o evento, reunião, trabalho? Onde estão os materiais ou dados necessários para concluir o projeto?
- Quando: quando é a reunião? Qual é o prazo? Quando o feedback ou progresso é solicitado?
- Como: Como o sucesso será medido? Como o desempenho será avaliado? Como a conclusão será certa?
Seja claro e conciso - elimine o Chatter e o Fluff
Estas são apenas algumas perguntas que podem ser abordadas para manter as informações claras e concisas. Outra boa regra ao abordar os outros é: "Diga o que você quer dizer e diga o que você diz".
Quando os outros sabem que você fornece informações e comentários significativos, é mais provável que eles ouçam atentamente e considerem sua troca com respeito. Um gerente que fofocar, tagarelando incessantemente sobre questões não comerciais ou desviar do tópico durante as reuniões será menos eficaz porque seus funcionários começarão a ignorar o “cotão”. Embora seja importante ter um relacionamento de trabalho com seus colegas de trabalho e funcionários, é igualmente importante ter consciência profissional.
Submeter comentários - escuta ativa
O feedback é outra parte importante da comunicação efetiva. Ouvir o feedback ajudará todas as partes no entendimento. Uma técnica chamada “escuta ativa” é uma ferramenta útil para garantir que a compreensão esteja completa. Nessa técnica, o ouvinte irá reformular as informações que ouviu em suas próprias palavras. Se esta informação estiver correta, a troca está completa, se não o remetente da informação pode corrigir qualquer mal-entendido no momento. Essa troca leva apenas um pouco mais de tempo e é uma ferramenta eficiente para criar responsabilidade, porque todos os envolvidos na troca sabem que as expectativas eram claras e compreendidas.
Os benefícios da comunicação clara no consultório médico
Comunicação clara e eficaz economiza tempo, dinheiro e agravamento. Quando todas as partes entendem o que é necessário, esperado e aceitável, o progresso é mais certo. Quando todas as partes entendem porque algo é necessário, elas se sentem respeitadas. Quando as ideias são trocadas e o feedback é considerado, todas as partes se sentem incluídas e importantes para o processo. Esses sentimentos de inclusão e importância são cruciais para o moral do consultório e para o sucesso geral da prática.