A comunicação eletrônica está se tornando mais popular hoje em dia do que as ligações telefônicas, o correio “caracol” e, até mesmo em alguns casos, reuniões presenciais. Em qualquer ambiente profissional, incluindo o consultório médico, é importante considerar várias coisas ao enviar e-mails para colegas de trabalho, pacientes, médicos, hospitais, fornecedores ou outros profissionais.
As pessoas passam grande parte do dia abrindo e lendo e-mails.
Tempo valioso não deve ser desperdiçado em e-mails ineficazes e sem importância. O mesmo profissionalismo que você usaria no telefone, correspondência por correspondência ou cara a cara também deve ser expresso em um email. Lembre-se sempre de que um email é uma forma de comunicação e a maneira como o receptor interpreta a mensagem é a única coisa que importa.
Antes de criar e enviar um email, faça várias perguntas a você mesmo.
- O email é a melhor forma de comunicação para as informações que estou enviando?
- É profissional?
- É compatível com HIPAA?
- Representa com precisão eu e o consultório médico?
Regra de Etiqueta de E-mail # 1
Pense no conteúdo de sua mensagem antes de pressionar ENVIAR . Certifique-se de que o e-mail seja a forma de comunicação apropriada para sua mensagem, em vez de uma ligação telefônica ou uma reunião. Tenha em mente que o conteúdo deve refletir a imagem e o nível de profissionalismo esperado do seu consultório médico.
Não envie, encaminhe ou responda qualquer email que contenha natureza obscena, ofensiva, caluniosa, difamatória, racista ou sexual. As penalidades podem ser severas para você e para o Departamento Médico.
Regra de Etiqueta de Email # 2
Use gramática, pontuação e ortografia corretas. Mais uma vez, sua mensagem é um reflexo do seu consultório médico.
Além disso, certifique-se de manter a mensagem concisa e use o layout adequado para a sua mensagem, o que facilita a leitura. Revise seu email antes de clicar em ENVIAR .
Não use todos os CAPS, pois isso é considerado gritando ou gritando no mundo on-line. Use negrito ou itálico para enfatizar uma palavra ou frase. Além disso, evite usar fontes extremamente extravagantes ou estranhas, pois isso torna o e-mail mais difícil de ler.
Regra de Etiqueta de E-mail # 3
Certifique -se de que o email está sendo enviado para o (s) destinatário (s) apropriado (s). As informações em um consultório médico, especialmente relacionadas à informação do paciente, devem ser compartilhadas apenas com base na necessidade de saber. Além disso, considere que as pessoas podem considerar informações não relevantes para eles como “lixo eletrônico”.
Não discuta informações pessoais e confidenciais ou anexe arquivos de pacientes em um email. Use números de contas de pacientes ou números de registros médicos para aconselhar alguém a analisar a conta. Sua informação deve ser notada lá.
Regra de Etiqueta de E-mail # 4
Responda a e-mails profissionais dentro de 24 horas, quando possível. Se isso não lhe der tempo suficiente, pelo menos responda que você recebeu o e-mail e voltará a eles assim que possível.
Não responda a spam ou solicitações de inscrição / cancelamento de inscrição.
Isso só gerará mais spam, o que inundará seu e-mail comercial.
Regra de Etiqueta de E-mail # 5
Mantenha as emoções fora dos emails. Seja educado e profissional. Saiba com quem você pode ser informal depois de ter passado tempo suficiente para construir esse tipo de relacionamento.
Não diga nada em um email que você possa se arrepender depois. Tenha cuidado ao enviar ou responder a um email com raiva. Nunca faça comentários pessoais sobre outra pessoa, faça comentários que possam ofender alguém ou dizer algo que você não diria pessoalmente.
Regra de Etiqueta de E-mail # 6
Mantenha o humor, as piadas e a ironia ao mínimo. Intenções são muitas vezes "perdidas na tradução" em e-mails e as pessoas nem sempre entendem a piada.
Pense nisso a partir da perspectiva do destinatário.
Não envie, encaminhe ou responda a correntes. É um comportamento não profissional e algumas pessoas vêem isso como lixo eletrônico. Lembre-se de que qualquer conteúdo enviado deve refletir a imagem e o nível de profissionalismo esperado do seu consultório médico.