Selecione o momento certo, defina uma agenda, discuta itens de importância contínua
As reuniões da equipe médica podem ser bastante eficazes se utilizadas de maneira eficiente e produtiva. As reuniões são uma ótima forma de comunicação para toda a prática e devem ser realizadas regularmente. Quando as reuniões são agendadas semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente, os gerentes e a equipe podem abordar os problemas dentro do escritório de maneira oportuna.
Muitas vezes, as reuniões podem se tornar ineficazes quando não há planejamento suficiente envolvido para acomodar limitações de tempo ou as informações apresentadas não são organizadas adequadamente. Aqui estão várias maneiras de realizar reuniões de consultório médico mais eficazes.
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A AgendaO desenvolvimento de uma agenda padrão permite abordar os principais tópicos em cada reunião na ordem de importância. Isso permite que cada reunião flua sem problemas e permaneça no tópico com tempo suficiente para discutir todos os tópicos mais importantes. Muitas vezes, as reuniões transcorrerão no horário programado, mas sua reunião poderá terminar no prazo, desde que as questões importantes sejam abordadas.
Uma agenda típica da reunião inclui:
- Bem-vindo e introdução
- Ausências
- Ata da reunião anterior
- Problemas decorrentes da reunião anterior
- Lista de itens a serem discutidos em ordem de importância
- Qualquer outro negócio que permita que os membros da equipe apresentem outros tópicos
- Qualquer novo negócio para a próxima reunião
- Fechar da reunião
Na lista de itens, inclua itens padrão que devem ser tratados em cada reunião. Estes podem ser controle de infecção, HIPAA e objetivos financeiros.
Procure itens recorrentes de agendas anteriores, como recusa de solicitações, longos períodos de espera e problemas de satisfação do paciente.
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Frequência e duração do tempo para acomodar as necessidades de atendimento ao pacienteA frequência e a duração das reuniões do gabinete dependem de vários fatores. Devido às restrições de tempo do consultório , as reuniões não devem interferir no atendimento ao paciente.
A melhor hora para agendar uma reunião seria depois de horas ou durante um período lento do dia. Desta forma, a reunião teria poucas ou nenhumas interrupções e pode começar e terminar a tempo. Uma reunião de equipe quinzenal ou mensal que não dura mais de uma hora seria mais conveniente.
Alguns gerentes também podem querer se reunir uma vez por mês com grupos menores ou membros individuais da equipe para abordar tópicos mais específicos. Este é um passo importante que muitas vezes é deixado de fora dos planos de reunião. Grupos menores ou reuniões individuais permitem que as pessoas apresentem ou discutam tópicos sobre os quais podem não estar dispostos a falar diante de um grupo maior. Os gerentes também podem usar isso como uma oportunidade para discutir questões confidenciais com membros da equipe, sem que ninguém se sinta excluído.
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Discutir Itens de Importância no Ambiente MédicoEmbora cada escritório seja diferente, a dinâmica do consultório médico é muito semelhante por natureza. Certos tópicos devem ser abordados em cada reunião para garantir que o seu consultório médico esteja em conformidade com as diretrizes estaduais e federais.
- HIPAA: Todos os profissionais de saúde têm a responsabilidade de manter seus funcionários treinados e informados sobre a conformidade com a HIPAA . Seja intencional ou acidental, a divulgação não autorizada de PHI é considerada uma violação do HIPAA. Lembre a sua equipe sobre cada reunião sobre a importância de evitar a divulgação de informações por meio de conversas de rotina; discutir informações do paciente em áreas de espera, corredores ou elevadores; descarte adequado de PHI; e o acesso à informação deve ser estritamente limitado aos funcionários cujos trabalhos requeiram essa informação.
- Controle de Infecção: Prevenir a propagação de doenças infecciosas é o principal objetivo do controle de infecção no consultório médico. Como todos sabemos, a lavagem adequada das mãos é a maneira mais eficaz de prevenir a propagação de infecções. No entanto, lavar as mãos sozinho não pode fazer o trabalho. Lembretes amigáveis irão percorrer um longo caminho para garantir que a equipe e os pacientes permaneçam seguros.
- Metas Financeiras: O sucesso de qualquer instituição de saúde depende da força da política financeira do consultório médico e de como o escritório atua para atingir suas metas financeiras. Manter a equipe informada sobre o desempenho satisfatório ou deficiente do escritório é uma maneira de continuar com bom desempenho ou melhorar. O status financeiro do escritório é igualmente importante para o pessoal, porque eles sabem que enquanto o escritório tiver um bom desempenho financeiro, eles ficarão mais seguros em seus trabalhos.