5 componentes para controles internos eficazes

Impedir e detectar má conduta de funcionários em seu consultório médico

Os controles internos são definidos como um processo projetado para desencorajar fraudes, proteger os recursos da empresa e garantir a conformidade com leis e regulamentos. Os controles internos só são eficazes se forem determinados pelas necessidades específicas do consultório médico, implementados, monitorados e medidos para garantir que estejam funcionando conforme o planejado.

O consultório médico deve adotar uma abordagem proativa para evitar e detectar má conduta de funcionários ao adotar uma política em relação aos controles internos. A prevenção e a detecção desempenham um papel muito importante em qualquer processo de controle interno, minimizando um certo nível de risco.

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Práticas de contratação

Contratar a melhor equipe do consultório médico é uma forma eficaz de fortalecer um processo de controles internos. Contratar pessoal que é competente, confiável e confiável por meio de uma seleção completa de candidatos é apenas um bom senso de negócios. Verificações de antecedentes e verificações de referência são maneiras fáceis de eliminar as maçãs podres e impedir que certas pessoas se candidatem ao trabalho.

Embora os empregadores anteriores não tenham permissão para fornecer qualquer informação que não seja o status de emprego e a elegibilidade para recontratação, você pode solicitar que os candidatos forneçam informações de contato para supervisores ou colegas de trabalho anteriores para obter informações mais detalhadas. Verificações de antecedentes, incluindo verificações de crédito, também fornecem detalhes sobre o histórico pessoal de um candidato.

Mais

2 -

Separação de deveres

A separação de tarefas impede que um funcionário tenha a responsabilidade de várias transações envolvendo o manuseio de finanças. Sempre que um funcionário tiver que lidar com dinheiro, deve haver uma pessoa que autorize determinadas transações, outra pessoa responsável pelo processamento e outra diferente para reconciliar e manter registros. Isso garante que nenhuma pessoa possa executar qualquer tarefa que não seja detectada ou revisada por outra pessoa.

A separação de tarefas dificulta a perda de qualquer quantia, seja no nível da recepção ou no nível administrativo do consultório médico. Quando os funcionários sabem que todo processo é rastreado e monitorado, isso estimula a precisão e a honestidade na execução de tarefas.

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Documentação

Toda transação financeira deveria ter um rastro de papel. A documentação não é apenas a prática de escrever ou documentar ações, mas também de manter cópias de todos os registros financeiros, como faturas e remessas de pagamento. Os funcionários devem estar cientes de nunca realizar uma transação com base em uma solicitação verbal.

A documentação válida inclui formulários oficiais de escritório médico, papel timbrado ou faturas e deve ser autorizada por assinatura, quando necessário. Os cheques devem sempre ter uma fatura, assim como reembolsos, transferências de dinheiro ou lançamentos de pagamento. O dinheiro só deve ser aceito, nunca entregue, a não ser para devolver a mudança do paciente. A reconciliação da caixa também deve ser documentada no início e no final de cada turno.

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Salvaguardas Físicas e Eletrônicas

O uso de cofres, sistemas de alarme, câmeras e fechaduras pode auxiliar o consultório médico na proteção de dados, estoque, ativos e dinheiro.

1. Mantenha todos os caixas de dinheiro, cheques e recibos bloqueados em um cofre com acesso limitado pela equipe do consultório médico. As combinações devem ser alteradas regularmente.

2. Ter sistemas de alarme em vigor para depois de horas e dias não operacionais.

3. Câmeras podem ser colocadas em cada entrada e saída, na recepção e voltadas para o cofre.

4. Mantenha as portas da sala de suprimentos e / ou do armário de farmácia sempre trancadas e permita o acesso a determinadas áreas, conforme necessário.

Salvaguardas eletrônicas incluem o uso de senhas e restringir o acesso apenas ao pessoal autorizado.

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Operações de monitoramento

Qualquer processo de controle interno estaria incompleto sem uma maneira de monitorar as operações. O monitoramento de controles internos envolve a revisão das operações diárias para garantir que os processos estejam funcionando adequadamente.

1. reconciliação de caixa

2. Auditoria de conta ou gráfico

3. Verificação comparando relatórios

4. Verificações regulares de estoque

Manter um olhar atento em todos os processos é essencial, mas acima de tudo um gerente de consultório médico deve:

1. Estabelecer regras e objetivos

2. Comunique- os a todos os funcionários

3. Fornecer feedback regularmente