Planejando um escritório ou organização médica
Leva muito tempo e muito planejamento ao implementar o processo de seleção e aquisição de um sistema de informação (SI) em uma organização de saúde. Esse processo pode variar de organização para organização, mas ainda é altamente crucial para o sucesso da organização.
Os profissionais do consultório médico devem ser informados sobre os detalhes antes de iniciar o processo de aquisição de um sistema de informações, como os objetivos da organização conduzem o processo de seleção e o papel que cada um dos envolvidos da organização desempenha no processo de seleção e aquisição.
Terceirização ou Técnicos de TI internos
Uma das primeiras decisões é escolher entre terceirizar o SI e / ou trazer técnicos de TI (Tecnologia da Informação) para trabalhar dentro da instalação.
Primeiro: a organização que avalia deve perguntar: “Que despesas estamos dispostos a gastar na implementação desse novo processo e quais são os benefícios de cada opção, terceirização ou internamente?” As respostas dessas duas perguntas ajudarão a orientar a organização para o futuro. direção correta da implementação de um novo sistema de informação.
Segundo: Os objetivos devem ser definidos quanto ao que é desejado e necessário neste novo sistema de informação. A lista deve incluir os objetivos dos funcionários individualmente e como um todo, os objetivos do front office, as metas do back office, todos os médicos participantes e as metas necessárias para alcançar a satisfação do paciente. Essas metas definirão o tom de como a organização conduzirá seu processo de seleção do sistema de informações.
As metas estabelecidas na organização orientarão o processo de seleção da implementação de um novo sistema de informações de várias maneiras. Cada organização funciona de maneira diferente uma da outra. Isso pode incluir ter mais ou menos necessidades, ter um número maior ou menor de pacientes, exigir diferentes formatos de sistemas e / ou trabalhar fora de um ou vários servidores.
Esses fatores para a escolha e implementação de um sistema de informações de saúde terão um papel importante no processo de tomada de decisão da implementação de um novo sistema de informação.
Quem estará usando o sistema de informação?
A organização que avalia deve decidir quem utilizará cada sistema e quais os requisitos necessários para cumprir as funções de funcionário e satisfazer os pacientes ao mesmo tempo. Pode-se ver que, ao escolher implementar um sistema de informação em uma instituição de saúde, há muitos fatores a serem considerados. Por exemplo: os funcionários, os pacientes ou qualquer outra pessoa que possa estar afiliada à organização. Antes de tomar qualquer decisão com base em um novo sistema de informação, certifique-se de que as metas foram definidas e sejam claramente compreendidas por todas as partes envolvidas. Isso diminuirá qualquer mal-entendido no futuro.
Outro fator importante a considerar ao tomar essa decisão é o treinamento dos funcionários, o custo para treinar esses funcionários e a capacidade dos funcionários de aprender a usar o sistema de informações recém-implementado.
Conformidade com a HIPAA para sistemas de informação médica
Por último, mas não menos importante, verifique se o seu consultório médico é compatível com HIPAA. Com o aumento do uso da tecnologia da informação nos serviços de saúde, seu consultório médico deve continuar a encontrar maneiras de manter a segurança das informações de saúde protegidas (PHI) dos pacientes que atendem.
A segurança da HIPAA se refere ao estabelecimento de salvaguardas para PHI em qualquer formato eletrônico. Isso inclui qualquer informação usada, armazenada ou transmitida eletronicamente. Qualquer instalação definida pela HIPAA como entidade coberta tem a responsabilidade de garantir a privacidade e a segurança das informações de seus pacientes, além de manter a confidencialidade de suas PHI.
É imperativo que os registros médicos permaneçam confidenciais e não possam ser acessados por pessoas que não tenham a devida autorização. As divulgações feitas sobre as informações de saúde protegidas (PHI) de um paciente sem sua autorização são consideradas uma violação da regra de privacidade.
Todos os profissionais de saúde têm a responsabilidade de manter seus funcionários treinados e informados sobre a conformidade com a HIPAA. Seja intencional ou acidental, a divulgação não autorizada de PHI é considerada uma violação do HIPAA.