Aumentando a eficiência nas organizações de saúde
Em primeiro lugar nas mentes dos líderes de organizações de cuidados de saúde no clima de reembolso desafiador de hoje é encontrar uma maneira de fornecer cuidados de alto valor. Em outras palavras, à medida que o custo da prestação de cuidados continua a aumentar a uma velocidade cada vez maior, as organizações de saúde estão sob crescente pressão para oferecer o atendimento da mais alta qualidade com o menor custo possível.
Embora existam muitas abordagens variadas para atingir esse objetivo, uma parece dominar a paisagem como uma forma de produzir melhores resultados de saúde, resultados financeiros e pontuações de satisfação de pacientes e funcionários. A melhoria contínua da qualidade nas organizações de saúde tem sido amplamente aceita como o modelo mais eficaz para aumentar o valor.
O que é o 5S?
As organizações de saúde estão cada vez mais recorrendo a mentalidades enxutas para obter maior valor. O 5S é uma das ferramentas mais populares em uso para alcançar a saúde enxuta. Desenvolvido pela Toyota no início dos anos 80, o 5S é uma técnica de cinco fases que melhora o valor dentro de uma organização, analisando consistentemente e continuamente as operações para identificar desperdício e ineficiência e, em seguida, cria novas soluções para se tornar mais enxuta. Ele é usado em todo o mundo há várias décadas. Desde a década de 1990, mentes inovadoras em liderança de saúde têm emprestado e aplicado a mentalidade 5S, alcançando resultados impressionantes.
As 5 fases do 5S
Criar um local de trabalho 5S dentro de uma organização de saúde pode levar a melhorias tangíveis em valor, melhorando os resultados e a experiência do paciente, maximizando o talento dentro da organização e usando o menor número possível de recursos. Os cinco passos abaixo fornecem uma abordagem básica para organizações de saúde que desejam implementar a abordagem 5S.
Etapa 1. Classificar
O primeiro passo é sobre categorizar itens no ambiente de trabalho. Isso envolve a remoção de itens desnecessários dos espaços de trabalho e a organização do espaço de trabalho com base no processo. Os especialistas defendem duas abordagens dominantes de classificação.
Os itens podem ser classificados em três grupos com base na frequência de uso, como:
- Sempre usado
- Às vezes usado
- Raramente usado
Ou, eles podem ser organizados por famílias de produtos, como requisitos IV, respiratórios, eliminação, etc.
A razão por trás da classificação é identificar os itens mais importantes necessários para fazer o seu trabalho e relegar os suprimentos de prioridade mais baixa para um espaço que não invada o espaço altamente valorizado que deve ser reservado para os itens mais importantes e de maior uso. A classificação deve ser um processo contínuo e deve ser feita no menor tempo possível.
Etapa 2. Defina em ordem
Agora que você reservou espaço e classificou e separou seu material frequentemente usado de seus suprimentos pouco usados, você começará o próximo estágio da organização: coloque os suprimentos médicos em ordem. É hora de especificar como e onde você armazenará esses itens.
Atribua um local específico, permanente e de fácil acesso para cada tipo de suprimento médico, para que os funcionários sempre saibam onde encontrar o que estão procurando, mesmo quando estão estressados, cansados e apressados.
"Permanente" não significa que o local de armazenamento não possa ou não deva ser movido quando surgir uma oportunidade para melhorar o armazenamento e sua localização devido aos esforços contínuos de melhoria da qualidade.
Defina quais quantidades de cada suprimento devem estar naquele local e a quantidade mínima que acionará o reabastecimento. Na manufatura, esses são conhecidos como "níveis par" e essa terminologia é facilmente transferida para o gerenciamento de materiais de assistência médica.
Organize suprimentos médicos em ordem paralela e perpendicular para facilitar o acesso e reduzir a chance de pegar o item errado. Dê a cada item definir limites com prateleiras, caixas ou organizadores de gavetas, por exemplo.
Desenvolva um sistema de etiquetagem fácil e óbvio para tudo o que você armazena. Etiquetas devem ser facilmente lidas. Muitas organizações descobriram que a introdução de um sistema de código de cores em seu armazenamento é muito útil. Sempre procure maneiras de simplificar e melhorar seu sistema de classificação.
Etapa 3. Brilho
Mantenha um espaço de trabalho limpo e espaço de armazenamento. Limpeza tem muitos benefícios na área da saúde:
- Ele reduz a disseminação de bactérias , vírus e doenças infecciosas em sua instituição de saúde.
- A saúde e segurança dos pacientes e funcionários melhora.
- A instalação torna-se mais atraente para os pacientes e as famílias que usam suas instalações e seus serviços, o que pode impulsionar seus resultados de relatórios públicos formais de avaliação e avaliação de consumidores do hospital (HCAHPS).
(Observação: o HCAHPS solicita que os pacientes avaliem suas experiências em relação à internação. As avaliações são compartilhadas com o público e podem afetar a reputação de uma organização de saúde na comunidade, bem como o valor que será reembolsado pelos serviços prestados aos pacientes do Medicare.)
Etapa 4: padronizar
Agora, formalize as responsabilidades, a alocação de espaço, os níveis parciais, o sistema da organização e os requisitos de limpeza da sua organização. Em suma, "padronizar", as atividades "classificar", "definir em ordem" e "brilhar" para que sejam executadas de forma consistente. Todos os envolvidos devem entender suas responsabilidades específicas nesses processos. As organizações 5S mais bem-sucedidas em qualquer setor usam recursos visuais para alertar os funcionários com rapidez e precisão para a conformidade com os padrões.
Etapa 5: sustentar
O quinto "S", "sustentar", pode fazer ou quebrar seus esforços. Sua equipe investiu tempo e esforço, e sem dúvida dinheiro, para classificar, definir em ordem, brilhar e padronizar. A manutenção desses esforços a longo prazo proporcionará um retorno maior desses investimentos. É por isso que o 5S é considerado uma "mentalidade" e não um projeto de curto prazo. É uma maneira de pensar sobre como você irá operar sua organização para que ela ofereça o melhor valor em saúde.
Fonte:
Fanny YF Young O Uso do 5S em Serviços de Saúde: uma Revisão de Literatura. Revista Internacional de Negócios e Ciências Sociais. Setembro de 2014.