A equipe da recepção é geralmente o primeiro contato que o paciente tem com o seu consultório. Eles não estão apenas atendendo o telefone ou cumprimentando os pacientes. Eles também são responsáveis pelo agendamento de consultas e pela obtenção de informações demográficas do paciente. Eles precisam ser capazes de acompanhar o ritmo acelerado de um consultório médico, bem como prestar muita atenção aos detalhes. Aqui estão 8 responsabilidades da equipe da recepção.
1 -
Saúda e Cumprimenta…Uma pessoa da recepção recebe e recebe todos os pacientes e visitantes, pessoalmente ou por telefone. Como todos sabem, as primeiras impressões são duradouras. As primeiras impressões que os seus clientes recebem acerca da sua prática médica são muitas vezes da sua equipa do escritório, tornando-as cruciais para o sucesso da sua organização. Proporcionar atendimento de alta qualidade e excelente atendimento ao cliente evitará a perda de receita para o consultório médico devido a um alto nível de satisfação do paciente.
2 -
Atenda o telefone…enquanto mantém uma maneira de telefone educada e consistente usando etiqueta de telefone adequada. Ter boas maneiras do telefone é uma tarefa simples. Ter boas maneiras no telefone significa simplesmente ser profissional e tratar os outros da maneira que você quer ser tratado, se você fosse o interlocutor. É importante que sua equipe de consultório médico ofereça consistentemente uma maneira de telefone educada e consistente. Quando um paciente liga, a maneira pela qual o pessoal da recepção lida com a chamada telefônica determina como sua instalação é percebida.
3 -
Mantém a área de recepção ...limpo e organizado. Manter seu consultório médico limpo não é apenas o que parece. Um consultório médico limpo é essencial para manter os funcionários e pacientes seguros e saudáveis. Manter o consultório médico livre de germes é mais do que apenas o que está na superfície; é sobre ter um ambiente saudável e estéril para prevenir doenças infecciosas.
4 -
Registra novos pacientes ...e atualiza dados demográficos de pacientes existentes, coletando informações detalhadas do paciente, incluindo informações pessoais e financeiras. O ciclo de uma conta do paciente é originado pela entrada inicial de informações demográficas do paciente, que inclui informações demográficas e de seguro do paciente. Informações inválidas podem atrasar o pagamento.
5 -
Facilita o fluxo do paciente ...notificando o provedor da chegada do paciente, sabendo dos atrasos e comunicando-se com os pacientes e a equipe clínica. Se os pacientes de seu consultório não ficarem satisfeitos com todo o processo, eles podem não voltar. Proporcionar atendimento de alta qualidade e excelente atendimento ao cliente evitará a perda de receita para o consultório médico devido a um alto nível de satisfação do paciente. Os pacientes provavelmente continuarão a voltar desde que estejam satisfeitos com todo o processo.
6 -
Responde a…pacientes, pacientes em perspectiva e consultas de visitantes de maneira cortês. Uma técnica chamada “escuta ativa” é uma ferramenta útil para garantir que a compreensão esteja completa. Nessa técnica, o ouvinte irá reformular as informações que ouviu em suas próprias palavras. Se esta informação estiver correta, a troca está completa, se não o remetente da informação pode corrigir qualquer mal-entendido no momento. Essa troca leva apenas um pouco mais de tempo e é uma ferramenta eficiente para criar responsabilidade, porque todos os envolvidos na troca sabem que as expectativas eram claras e compreendidas.
7 -
Mantém material de escritório médico ...adequadamente abastecido, antecipando as necessidades de estoque, fazendo pedidos e monitorando o equipamento do escritório.
8 -
Protege a Confidencialidade do Paciente ...certificando-se de que as informações de saúde protegidas estão protegidas por não deixar a PHI em um site simples e fazer logoff do computador antes de deixá-lo desacompanhado. Manter a confidencialidade do paciente não só faz com que os pacientes se sintam seguros quanto ao tratamento em seu centro de saúde, mas também é a lei. Qualquer organização que acesse informações de saúde do paciente é considerada uma entidade coberta e é obrigada por lei a cumprir as disposições da HIPAA ou enfrentar penalidades civis e / ou criminais. É imperativo que os registros médicos permaneçam confidenciais e não possam ser acessados por pessoas que não tenham a devida autorização. As divulgações feitas sobre as informações de saúde protegidas (PHI) de um paciente sem sua autorização são consideradas uma violação da regra de privacidade.