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Preparando-se para a mudançaSeja bem-vindo ou não, a mudança é inevitável, especialmente no setor de saúde. É importante estar preparado para mudanças que possam vir a ser tecnológicas, de acordo ou a fim de atender às demandas de seus pacientes. Não importa o que muda seu consultório médico, a principal importância em relação a essas mudanças é como você responde a ele.
Os gerentes de consultórios médicos devem estar prontos e aptos a identificar oportunidades de mudança que aumentem a eficiência e a eficácia do escritório. É importante manter-se atualizado sobre as tendências da área de saúde para fins financeiros, conformidade e planejamento futuro.
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Transição para 5010Embora a data tenha passado para todos os provedores, hospitais e pagadores para converter de padrões da Versão 4010 para transações de saúde eletrônicas para a Versão 5010 para reclamações eletrônicas, a transição está longe do fim. Instalações em todo o país estão enfrentando muitos desafios para voltar às "normas" de faturamento e codificação. Obter declarações limpas cobradas levará tempo, porque basta colocar - nenhum de nós sabia exatamente o que estávamos enfrentando.
O passo mais importante que você pode dar é identificar cada problema quando surgir. Se você tem seu próprio departamento de TI ou precisa entrar em contato com seu provedor de software de faturamento, esteja pronto com exemplos do que seus profissionais de faturamento estão experimentando para consertar as coisas. Infelizmente não há uma solução rápida, mas ficar no topo desses "bugs" irá atendê-lo bem a longo prazo.
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Protegendo a privacidade do pacienteTodos os profissionais de saúde têm a responsabilidade de manter seus funcionários treinados e informados sobre a conformidade com a HIPAA. Seja intencional ou acidental, a divulgação não autorizada de PHI é considerada uma violação do HIPAA. Aqui estão 5 dicas para evitar violar o HIPAA:
- Os profissionais de saúde devem ter muito cuidado para evitar divulgar informações por meio de conversas de rotina. Isso pode ser feito facilmente, mencionando a terceiros algo aparentemente insignificante, dizendo que John Smith tinha uma visita ao consultório hoje.
- A discussão das informações do paciente em áreas de espera, corredores ou elevadores deve ser estritamente proibida. Informações confidenciais podem ser ouvidas pelos visitantes ou por outros pacientes. Certifique-se também de manter registros de pacientes fora das áreas acessíveis ao público.
- A PHI nunca deve ser descartada na lata de lixo. Qualquer documento lançado no lixo é aberto ao público e, portanto, uma violação de informações. Use um serviço externo especializado no descarte adequado de PHI.
- A fofoca é particularmente difícil de controlar. É por isso que é importante que o acesso à informação seja estritamente limitado aos funcionários cujos trabalhos exigem essa informação. Esse tipo de violação pode ser particularmente prejudicial à reputação de sua organização, especialmente em pequenas comunidades onde "todo mundo conhece todo mundo".
- Vender listas de pacientes ou divulgar PHI a terceiros para fins de marketing é estritamente proibido sem autorização prévia do paciente. Lembre-se de que a divulgação de informações do paciente deve ser acessada apenas com a finalidade de fornecer atendimento de qualidade.
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Controle de infecçãoPrevenir a disseminação de doenças infecciosas é o principal objetivo do controle de infecções no consultório médico. Como todos sabemos, a lavagem adequada das mãos é a maneira mais eficaz de prevenir a propagação de infecções, no entanto, a lavagem das mãos sozinha não pode fazer o trabalho. Pacientes e funcionários podem ajudar:
- Mantendo-se atualizado sobre imunizações, incluindo a vacina contra a gripe
- Utilizar uma higiene adequada ao tossir e espirrar
- Seguir as orientações adequadas ao manusear sangue e outros fluidos corporais
- Usar equipamento de proteção individual (EPI) apropriado quando apropriado
O passo mais importante que o consultório médico pode tomar para evitar a disseminação de doenças infecciosas é acrescentando produtos sem contato ou mãos livres que promovem a segurança do paciente e garantem a proteção dos pacientes e funcionários.
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Reivindicações pendentesSe as suas reclamações médicas são faturadas eletronicamente ou o papel é faturado pelo correio, é imprescindível que a equipe do consultório médico acompanhe as seguradoras para obter o status do pedido. Uma vez que a conta foi recebida pela companhia de seguros, você não precisa estar à mercê para receber o pagamento em tempo hábil.
Dependendo do seu método de faturamento, você deve esperar receber o pagamento em até 15 dias. Se os pagamentos do seu seguro tiverem uma média de tempo de retorno superior a 30 dias a partir do momento em que suas contas são enviadas até que você receba o pagamento, seu escritório precisa desenvolver um processo para acompanhamento de sinistros. Acompanhar o status de suas reivindicações pode definitivamente melhorar seus dias de contas a receber.
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Controle internoOs controles internos são definidos como um processo projetado para desencorajar fraudes, proteger os recursos da empresa e garantir a conformidade com leis e regulamentos. Os controles internos só são eficazes se forem determinados pelas necessidades específicas do consultório médico, implementados, monitorados e medidos para garantir que estejam funcionando conforme o planejado.
O consultório médico deve adotar uma abordagem proativa para evitar e detectar má conduta de funcionários ao adotar uma política em relação aos controles internos. A prevenção e a detecção desempenham um papel muito importante em qualquer processo de controle interno, minimizando um certo nível de risco.