5 funções importantes da recepção

A recepção de um consultório médico pode ser um lugar muito movimentado. A equipe da recepção é essencial para o bom funcionamento do consultório médico. A equipe da recepção geralmente consiste de recepcionistas e / ou assistentes médicos e, dependendo do tamanho do consultório médico, uma pessoa pode ser ambas. Deveres clínicos à parte, a recepção é responsável por cinco tarefas administrativas:

1. Saudação pacientes
2. Atender e gerenciar o telefone
3. Agendamento de compromissos
4. Comunicação entre escritórios
5. Correspondência Externa

1 -

Saudação Pacientes

Saudar os pacientes não é apenas sobre o que você diz, mas também sobre como você interage com os pacientes. A recepção é responsável por fazer com que os pacientes se sintam bem-vindos.

A recepção é a primeira impressão que um paciente recebe ao ligar ou visitar a clínica médica. É importante que a recepção ofereça um serviço excepcional ao cliente e seja uma representação positiva da prática médica.

Aqui estão outras maneiras de cumprimentar os pacientes:

• Responde ao telefone enquanto mantém uma maneira educada e consistente usando a etiqueta adequada do telefone
• Mantém a área da recepção limpa e organizada
• Registra novos pacientes e atualiza dados demográficos existentes do paciente, coletando informações detalhadas do paciente, incluindo informações pessoais e financeiras.
• Facilita o fluxo do paciente, notificando o provedor da chegada do paciente, sabendo dos atrasos e comunicando-se com os pacientes e a equipe clínica
• Responde aos pacientes, pacientes em potencial e consultas de visitantes de maneira cortês

2 -

Gerencia o telefone

Ao atender o telefone de maneira educada e consistente é uma parte da saudação dos pacientes, não é o único dever das responsabilidades telefônicas da recepção. A recepção tem a responsabilidade de receber todas as chamadas recebidas e também fazer chamadas quando necessário.

• Chamadas recebidas: as chamadas recebidas consistem em chamadas de pacientes, operadores de telemarketing, representantes farmacêuticos, outros médicos e muito mais. A recepção deve usar etiqueta de telefone adequada ao gerenciar os telefones usando essas habilidades de comunicação: ser um ouvinte ativo, ter boas maneiras de telefone, chamadas de tela, usar tato, fazer perguntas e manter a confidencialidade.
• Chamadas de saída: Às vezes, a recepção pode ter que fazer chamadas de saída para discutir uma consulta com o paciente, fazer consultas ou consultas externas ou pedir suprimentos. Como representante do consultório médico, é tão importante usar a etiqueta adequada do telefone.

3 -

Agendando compromissos

O agendamento efetivo é necessário para uma excelente experiência do paciente e um bom fluxo do paciente. A maioria dos consultórios médicos utiliza software de agendamento que torna os agendamentos simples e fáceis. No entanto, a recepção deve ser capaz de preencher cancelamentos ou não comparências e tornar-se eficiente em comunicar as mudanças na programação para pacientes e médicos.

4 -

Comunicação Interoffice

A recepção do consultório médico é como um hub de comunicação. A maior parte da comunicação entre escritórios passa pela recepção, especialmente quando envolve tarefas administrativas relacionadas ao paciente.

Para comunicar de forma mais eficaz, informações claras e concisas são cruciais. Seja em um memorando, uma comunicação por escrito, por meio de um e-mail interno do escritório, interação individual ou em grupo, é importante se ater ao tópico em questão e não se perder.

Algumas habilidades básicas necessárias para uma comunicação interoffice eficaz incluem:

• Etiqueta do telefone
• Serviço ao cliente
• Programas básicos de word e excel
• Gerenciamento de tempo
• Habilidades de organização

5 -

Comunicação externa

A comunicação externa envolve a comunicação potencial com fornecedores, outras práticas médicas, companhias de seguros e outros negócios. Isso pode exigir a realização de chamadas telefônicas, a digitação de cartas profissionais, o envio de faxes e cartas de correspondência.

Conhecimento de procedimentos de escritório geralmente obtidos de um certificado ou grau de Associado em um programa de negócios, incluindo processos e procedimentos administrativos, processamento de solicitações, preparação de gráficos de pacientes e habilidades básicas de computação. As habilidades básicas de assistente administrativo e a capacidade de operar adequadamente o equipamento do escritório são importantes para o sucesso do front office.